COMMENT ANIMER UN DAILY SCRUM MEETING EN REMOTE

Qu’est-ce que le Daily Scrum Meeting ?

C’est tout simplement un procédé inhérent à la méthode agile. Le concept est de se réunir tous les jours afin de faire un point sur la progression des différentes tâches. Il se déroule normalement grâce à un tableau qui réunit toutes les tâches, un procédé qui rend la réunion vivante et dynamique. Une pratique qui s’est révélée compliquée avec la mise en place du télétravail, mais qui a su trouver une alternative grâce aux logiciels tels que Zoom, Discord ou encore Google Meet !

Utiliser un management visuel

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L’objectif premier du Daily Scrum meeting est de communiquer sur son avancée. L’exercice peut paraître répétitif, il est donc primordial de rendre la réunion dynamique !

Pour cela il est possible d’utiliser un tableau (Kanban) sur lequel on fixe des post-it pour chaque chose à faire pour atteindre un premier objectif. Durant le Daily Meeting, les tâches définies sur les post-it ont vocation à être déplacées. Les personnes qui les réalisent, selon leurs avancés pourront les déplacer. Un exercice important puisqu’il fait un premier lien visuel entre ce qu’il reste à faire et l’équipe.

Si la réunion se fait à distance, il existe des moyens pour retrouver cet esprit d’équipe et ces repères visuels. En effet, pour pallier cette distance il est utile et presque primordial d’y ajouter un côté ludique. Le flux kanban s’avère judicieux.

Le Flux Kanban à des avantages, il permet de visualiser les différentes tâches à accomplir et leurs places : à faire (to do) – en cours (in progress) – fait (done). Le suivi optimal durant ce débriefing  étant de commencer par ce qui a été fait pour terminer par ce qu’il reste à faire. Plusieurs outils gratuits peuvent vous aider dans la construction de tableaux Kanban, on retrouvera Trello, Asana, Github project ou encore Notion.

Il le permet, et ce indépendamment de l’endroit où vous vous trouvez, dans un espace de coworking ou à votre domicile…

Un Daily Meeting time boxé

A travers ce terme, se cache une conf call mieux organisée et optimisée dans sa durée. Une durée qui ne doit pas excéder habituellement 15 minutes. Ce repère de 15 minutes donne une prise de parole égale pour chaque membre. La deuxième utilité est de rester proactif et de ne pas « perdre » du temps de travail.

Perdre du temps n’est pas le bon terme puisque la communication est nécessaire pour arriver à une solution, si difficulté il y a. Chaque membre doit pouvoir s’exprimer, il faut cependant garder l’ADN de cette réunion qui n’est rien d’autre qu’un moment de communication pour faire circuler l’information avec tous les membres de l’équipe.

La durée est importante, la planification tout autant. Pour que chacun s’habitue au Daily Scrum Meeting, organisez-le pour que l’heure convienne à tous les participants et donc qu’ils s’investissent réellement.

Préparer la réunion

Le Daily Meeting ne nécessite pas une longue préparation, mais représente un atout dans son bon déroulement. Organiser sa prise de parole n’a pas seulement comme utilité un gain de temps considérable, mais aussi une communication simplifiée. Dans un premier temps, la préparation passe par la mise en place d’un rendez-vous fixe. Le rendez-vous est programmé sur son propre agenda ou via un agenda commun. Il existe notamment le calendrier Outlook, Google calendar ou encore Doodle. Ces applications permettent de se fixer des rendez-vous et des tâches communes.

Concernant la prise de parole, il est utile de répertorier votre avancement. Le sujet étant ce que vous avez fait la veille et ce que vous allez faire pour atteindre l’objectif. Il est alors judicieux d’écrire tout au long de votre journée ce que vous avez fait ou vos différents blocages.

Quant à la restitution, nous vous conseillons de suivre ces 3 questions qui peuvent vous aider à structurer votre pensée :

a-     Qu’ai-je fait hier ?

b-    Ai-je des blocages ?

c-     Qu’est-il prévu aujourd’hui ?

Il existe une autre alternative qui consiste à s’accorder un temps durant le Daily Scrum Meeting pour mener cette réflexion.

Un Daily Scrum Meeting décontracté

L’ambiance est une notion importante durant cette réunion. En effet, l’objectif est d’arriver à une équipe qui communique et qui se comprend. L’ensemble du groupe doit faciliter la prise de parole. Une parole décomplexée profite à la productivité. Un membre qui fait face à un obstacle en parlera plus facilement face à une équipe ouverte à l’entraide.

Le respect d’un certain cadre dans le Daily Scrum Meeting est fondamental pour son bon déroulement. Cependant, il ne faut pas les appliquer comme des règles strictes et rigides. La clé est de tester et d’appliquer une approche douce. Donner un côté humain facilitera l’entente au sein du groupe.

Organiser le Daily Scrum Meeting est nécessaire, le timing a une place importante, et le temps de parole également, mais ne les prenez pas comme des règles strictes et rigides. Le but est aux antipodes, la prise de parole est là pour vous permettre de vous confier, le timing et l’heure vous sont propres. Finalement un Daily Meeting, c’est un moment où l’on peut discuter des blocages, trouver des solutions et faire émerger une cohésion de groupe.

Bonus :

Ce qu’il faut éviter

Les erreurs par leurs côtés empiriques ont une place importante dans la méthode agile. Le bonus qui vous est proposé sert tout simplement de repère. Il est parfois plus simple de savoir ce qui n’est pas bon ou encore ce qu’on ne veut pas plutôt que ce qu’il faut faire !

Le Daily Scrum Meeting n’est pas une réunion à proprement parler, puisqu’il ne sert pas de moment de contrôle (reporting). Justifier son travail et son avancée n’est pas le bon axe.

Concernant le temps, ce n’est pas un moment pour en perdre, mais pour gagner en efficacité dans l’action !

 Une bonne cohésion implique un investissement non pas sans faille, mais constant. Être absent, en retard, ou ne pas connaître son avancée peut être pénalisant pour le reste du groupe. Imaginez vos collègues qui dépendent de vous pour pouvoir faire leur part du travail. Je ne parle bien évidemment pas de la panne de réveil occasionnelle ou d’une baisse de connexion, mais cela peut paraître frustrant pour les autres.